Wie Sie eine To-Do Liste schreiben, an die Sie sich tatsächlich halten werden
Der Schlüssel zum Erfolg ist es, auf der To-Do-Liste ganz oben zu stehen.
Der Schlüssel, um Ihre Arbeit in den Griff zu bekommen, ist die Liste Ihrer Aufgaben
Wir sind alle in die Falle getappt, dass wir versuchen, zu viel auf einmal zu tun – eine schlechte Angewohnheit, die wir gerne als „Multitasking“ bezeichnen.
Wir sitzen an unseren Schreibtischen mit der Absicht, mit einem wichtigen Projekt weiterzumachen, aber wir beschließen, eine kurze E-Mail abzuschicken, bevor wir anfangen. Das Nächste, was wir wissen, ist, dass wir dreißig Minuten damit verbracht haben, mit dem Empfänger hin und her zu gehen, auf einige WhatsApps geantwortet haben, etwas bei eBay bestellt haben und dem Beginn der Aufgabe, an der wir ursprünglich arbeiten wollten, noch lange nicht näher gekommen sind.
Dank Großraumbüros, 4G-Telefonen und superschnellem WIFI sind wir zugänglicher denn je, was bedeutet, dass Ablenkungen leicht zu erreichen und schwer wieder loszuwerden sind. Es gibt auch das Problem, dass Manager die offensichtliche Fähigkeit ihrer Kollegen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, tatsächlich schätzen, und am Arbeitsplatz wird erwartet, dass wir in der Lage sein sollten, mehr als eine Sache auf einmal zu erledigen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich bei der Arbeit zu konzentrieren, ist ein guter Ausgangspunkt eine ordentlich geschriebene To-Do-Liste. Laut Life Coach Rachida Benamar (auch bekannt als „The Coaching Diva“) glauben die Leute fälschlicherweise, dass man dabei einfach alles, was man zu tun hat, in einer langen Liste aufschreibt und eine nach der anderen abhaken muss. Das Schlimme an dieser Technik ist, dass die erste Liste, von der aus wir arbeiten, oft überwältigend und unkonzentriert ist und daher unsere Effizienz überhaupt nicht steigert.
Denken Sie über das Gesamtbild nach, um Ihre Prioritäten herauszuarbeiten
Bevor sie überhaupt mit ihrer Aufgabenliste beginnen, rate ich meinen Kunden immer, dass sie eine klare Vorstellung davon haben müssen, welche Ziele sie erreichen wollen. Denn Ihre Ziele sollten Ihre täglichen Prioritäten bestimmen. Niemand hat sich jemals an eine To-Do-Liste gehalten, die nicht zumindest ein paar Aufgaben enthielt, die seine Seele in Flammen aufgehen liessen.
Das Setzen von Zielen ist ein ganz anderes Thema, aber das Ergebnis des Prozesses sollten Aufgaben sein, denen Sie sofort nachgehen können. Wenn Sie zum Beispiel das Ziel haben, innerhalb von sechs Monaten fließend Französisch zu sprechen, dann sollte eine Ihrer Prioritäten darin bestehen, jeden Tag mit einem Tutor zu üben. Lassen Sie Ihre Ziele Ihre täglichen Prioritäten bestimmen.
Fügen Sie Ihrer To-do-Liste etwas Struktur hinzu
Eines der Hauptprobleme, das ich bei To-Do-Listen finde, ist, dass jeder Punkt mit der gleichen Priorität behandelt wird – „Milch aus dem Laden holen“ steht gleich neben „komplette Präsentation für das morgige Treffen“. Man kann sehr leicht seinen Tag damit verbringen, Hausarbeiten zu erledigen, und dann irgendwann am Abend in Panik geraten, weil man die eine wichtige Aufgabe auf seiner Liste nicht erledigt hat.
Sie sollten Ihre drei wichtigsten Aufgaben (Ihre Prioritäten) ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste haben. Entschließen Sie sich, Ihre Prioritäten so früh am Tag wie möglich zu erledigen und nicht mit anderen Aufgaben fortzufahren, bevor Sie diese erledigt haben. Diese Disziplin kann lebensverändernd sein. Denken Sie darüber nach, wie effektiv Sie werden könnten, wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben jeden Tag erledigen würden.
Halten Sie Ihre To-Do-Liste auf eine überschaubare Größe.
Zusammen mit Ihren drei Prioritäten sollten Sie nie mehr als fünf Punkte auf Ihrer Aufgabenliste auf einmal haben.
Das mag kontraproduktiv klingen, aber wenn Sie mehr als fünf Punkte haben, laufen Sie Gefahr, nicht alles zu erledigen und sich dadurch geschlagen zu fühlen.
Nichts hindert Sie daran, irgendwo eine weitere Aufgabenliste zu führen, auf der alles, was Sie tun müssen, aufgeschrieben ist, aber halten Sie Ihre tägliche To-Do-Liste getrennt. Denken Sie daran, dass Ihr Verstand für wichtige Gedanken eingesetzt werden sollte und nicht für Hunderte von Aufgaben. Sie werden erstaunt sein, welche Kraft ein bisschen Konzentration auf Ihre Produktivität und Ihr Denken haben kann.
Seien Sie bei Ihren Aufgaben spezifisch
Es ist wichtig, dass Sie sich bei jeder Aufgabe, die auf Ihrer Liste steht, äußerst klar ausdrücken. Mangelnde Klarheit kann die Erfüllung einer Aufgabe praktisch unmöglich machen. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass eine Ihrer Prioritäten für den Tag die Arbeit an dem Buch ist, an dem Sie gerade schreiben. Sie könnten „Arbeit am Buch“ schreiben, aber das könnte viele verschiedene Dinge bedeuten: einen Verleger finden, an der Gestaltung des Umschlags arbeiten, ein neues Kapitel skizzieren usw. Eine viel bessere Beschreibung der Aufgabe wäre so etwas wie: Verbringen Sie eine Stunde mit einem Brainstorming über die Prämisse des Buches. Wenn Sie konkret sind, schaffen Sie Klarheit in Ihrem Kopf, die es ihm ermöglicht, sich zu konzentrieren.